Do tej pory nie korzystali Państwo z opcji zawierania umów o organizację wycieczki szkolnej bezpośrednio przez rodziców? To naturalne, że pojawiają się pytania. Odpowiadamy na te, które spływają do nas najczęściej.
1. Na czym polega system indywidualnych zapisów?
To model, w którym to faktyczny płatnik, czyli rodzic, podpisuje umowę o udział dziecka w wycieczce bezpośrednio z biurem podróży. Dyrektor szkoły wyraża zgodę na organizację wyjazdu i zapewnia opiekunów, ale nie zaciąga w imieniu placówki żadnych zobowiązań finansowych
2. Dlaczego szkoła nie powinna podpisywać umowy z biurem, jeśli płacą rodzice?
Praktykowane powszechnie zawieranie umowy między przedstawicielem szkoły a biurem oznacza zaciągnięcie zobowiązania finansowego przez szkołę, mimo że środki nie pochodzą z jej budżetu. Powoduje to ryzyka związane z:
- odpowiedzialnością szkoły jako strony umowy
- obiegiem gotówki
- nieprecyzyjnymi zasadami rozliczeń
- rozpatrywaniem reklamacji
W modelu indywidualnych zapisów ryzyka te nie występują.
3. Jaką rolę pełni szkoła, skoro umowę podpisuje rodzic?
Zazwyczaj to jeden z nauczycieli, pełniący później funkcję kierownika wycieczki, uzgadnia z biurem program wyjazdu, dbając o część merytoryczną. Każdorazowo zgodę na wycieczkę wyraża dyrektor, on również wyznacza opiekunów, dzięki czemu mimo innej formy umowy, zachowany jest charakter wycieczki szkolnej.
4. Jak wygląda proces dla rodzica?
Rodzic:
- Otrzymuje od nauczyciela link do formularza zapisu
- Wypełnia dane i podpisuje umowę online
- Opłaca zaliczkę oraz kolejne raty blikiem, szybkim przelewem lub przelewem tradycyjnym na indywidualny numer konta
- Otrzymuje potwierdzenia wszystkich wpłat, a na życzenie także fakturę
5. Czy rodzic może otrzymać fakturę?
Tak. Indywidualna umowa umożliwia wystawienie faktury imiennej, co jest często wymagane na przykład przy ubieganiu się o dofinansowanie z zakładu pracy.
6. Co się dzieje, jeśli dziecko zrezygnuje z wycieczki?
Poza poinformowaniem nauczyciela, rodzic kontaktuje się bezpośrednio z biurem podróży, które rozlicza rezygnację zgodnie z warunkami umowy.
Dzięki wprowadzeniu indywidualnych umów z rodzicami, w Horyzoncie uczestnicy objęci są bezpłatnym ubezpieczeniem kosztów rezygnacji, co pozwala odzyskać środki w przypadku rezygnacji ze względu na chorobę lub nieszczęśliwy wypadek.
7. W jaki sposób kierownik wycieczki zachowuje kontrolę nad zapisami?
Kierownik wycieczki otrzymuje dostęp do panelu koordynatora, który zapewnia stały podgląd do stanu zapisów i wpłat. W umowie indywidualnej z rodzicem widnieje zapis wskazujący na konieczność wyrażenia zgody na udział przez szkołę, więc można zainterweniować, jeśli na liście pojawi się ktoś, kto nie powinien się tam znaleźć. Panel umożliwia wysłanie rodzicom przypomnienia o kolejnej wpłacie jednym kliknięciem, a przed terminem wycieczki pojawia się w nim sekcja „pokoje”, ułatwiająca rozplanowanie podziału uczniów.
8. Co musi zrobić dyrekcja, aby rozpocząć procedurę?
Po akceptacji oferty, ustaleniu terminu i orientacyjnej liczby chętnych, przygotowujemy krótki dokument, który nazywamy porozumieniem. Informujemy w nim o formie zapisów oraz przekazujemy komplet załączników (m.in. program, świadczenia, warunki ubezpieczenia), a w zamian oczekujemy potwierdzenia wyrażenia zgody na wycieczkę i zapewnienia opiekunów. Cała reszta formalności odbywa się już między rodzicami a biurem.
9. Czy system indywidualnych zapisów generuje dla szkoły jakiekolwiek koszty?
Nie.
W Biurze Turystycznym Horyzont system ten jest całkowicie bezpłatny dla szkoły, a ponadto uczestnicy zyskują dodatkowe ubezpieczenie kosztów rezygnacji.
10. Czy wycieczka nadal jest „wycieczką szkolną”?
Tak.
Wyjazd spełnia definicję wycieczki szkolnej, jeśli:
- dyrektor udzielił zgody,
- kierownik i opiekunowie zostali wyznaczeni,
- wycieczka jest elementem działalności wychowawczej lub edukacyjnej szkoły.
Umowa finansowa nie ma wpływu na jej szkolny charakter.
