Odpowiedź na pytanie, z jakim wyprzedzeniem rozpocząć planowanie wycieczki szkolnej, nie jest niestety oczywista. Mimo wszystko postaramy się pomóc zdecydować, czy to już ten czas, by podejmować pierwsze kroki organizacyjne.
Kiedy zacząć planowanie wycieczki szkolnej?
Orientacyjny termin rozpoczęcia etapu planowania wyjazdu zależy od kilku czynników. Po pierwsze, to kierunek i długość, a co za tym idzie również cena wycieczki. Wielodniowe wycieczki zagraniczne wymagają znacznie więcej przygotowań, dłużej trwa też zbieranie odpowiedniej liczby chętnych. Jednodniowy wypad do Biskupina wystarczy zacząć planować kilka tygodni wcześniej, natomiast tygodniową wyprawę do Barcelony – nawet z rocznym wyprzedzeniem. Bez względu na to, ile trwa organizowanie wycieczki szkolnej, wyjazdy w maju i czerwcu wymagają odpowiednio wczesnej rezerwacji, ponieważ właśnie wtedy wyjeżdża najwięcej klas. Z kolei jeśli wyjazd ma się odbyć na samym początku roku szkolnego, chętnych najlepiej zacząć zbierać jeszcze przez wakacjami. Co do zasady, jeśli zastanawiasz się, kiedy zacząć planowanie wycieczki szkolnej, najlepiej w każdym przypadku przyjmij zasadę „im wcześniej, tym lepiej”.
Etapy organizacji
Dlaczego w ogóle należy planować takie przedsięwzięcia z wyprzedzeniem? Organizacja wyjazdu zajmuje sporo czasu. Im dłuższa i w im dalszy rejon, tym więcej. Każdy nauczyciel, który organizuje wycieczki bez wsparcia biura podróży, wie doskonale, że taka „operacja” składa się z wielu etapów. Nawet, jeśli ten ciężar przejmuje na siebie zewnętrzny organizator, warto wiedzieć, na jakie działania potrzeba najwięcej czasu. Dwie najważniejsze kwestie to:
- Rezerwacje – Hotel lub pensjonat, autokar, pilot, przewodnicy górscy i miejscy, bilety wstępu… wszystko to trzeba zarezerwować odpowiednio wcześnie. To, ile trwa organizowanie wycieczki szkolnej, zależy m.in. od tego, jak popularny jest dany region czy atrakcja.
- Zebranie chętnych i zaliczek – ostateczna cena wycieczki zależy w pewnej mierze od liczby jej uczestników, a co za tym idzie, nauczyciele starają się zwykle zebrać pełen autokar (np. łącząc dwie czy trzy klasy). Zapisy oraz przyjmowanie zaliczek potrafią zająć nawet kilka miesięcy, szczególnie, kiedy mowa o droższych wyjazdach
Co zrobić, kiedy czasu jest za mało?
Nie każdy wie, z jakim wyprzedzeniem rozpocząć planowanie wycieczki szkolnej, i bywa, że szkoła przegapi ten magiczny moment, w którym trzeba było rozpocząć organizację. Jeśli czasu na przygotowanie wymarzonego wyjazdu jest zbyt mało, pozostaje zweryfikować swój pomysł. Przykładowo, można zaproponować uczniom inny, bardziej odległy termin. W sytuacji, gdy przełożenie nie jest możliwe, warto rozważyć zmianę kierunku. O ile z dwutygodniowym wyprzedzeniem praktycznie nie da się zarezerwować dla dużej grupy noclegu w Zakopanem, może udać się w pobliskich Pieninach itd.
Zobacz też: Wycieczki Edukacyjne.
———
Każdy, kto miał okazję samodzielnie lub z pomocą biura podróży zabrać uczniów na wyprawę wie, ile trwa organizowanie wycieczki szkolnej. Z pewnością warto zabrać się za planowanie jak najwcześniej, by uniknąć niepotrzebnego stresu i zamieszania.
